Künstliche Intelligenz übernimmt in deutschen Personalabteilungen zunehmend Aufgaben, die bislang vor allem von Personalverantwortlichen erledigt wurden. Nach einer neuen Befragung des Digitalverbands Bitkom setzen 14 Prozent der Unternehmen KI beim Verfassen von Arbeitszeugnissen ein. Besonders verbreitet ist die Technik inzwischen bei der individuellen Weiterbildung von Beschäftigten. Gleichzeitig bleiben der Umgang mit Personaldaten und die europäische KI-Regulierung wichtige Grenzen für den Einsatz.
Für die aktuelle Untersuchung befragte Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands 602 Unternehmen mit mindestens drei Beschäftigten in Deutschland. Die telefonische Erhebung lief von Kalenderwoche 18 bis Kalenderwoche 25 des Jahres 2026. Nach Angaben von Bitkom Research ist die Befragung repräsentativ. Gefragt wurde danach, für welche Personalaufgaben Unternehmen KI bereits einsetzen und für welche Anwendungen sie sich eine künftige Nutzung vorstellen können.
Beim Schreiben von Arbeitszeugnissen liegt der tatsächliche Nutzungsanteil bei 14 Prozent. Weitere 52 Prozent können sich einen solchen Einsatz künftig vorstellen. Auffällig ist dabei, dass die tatsächliche Nutzung gegenüber der vorherigen Bitkom-Erhebung nicht zugenommen hat. In der 2024 durchgeführten Befragung hatten ebenfalls 14 Prozent angegeben, KI für Arbeitszeugnisse einzusetzen. Deutlich gestiegen ist dagegen das Interesse. Damals konnten sich 45 Prozent einen künftigen Einsatz vorstellen.
Am häufigsten wird KI derzeit für die individuelle Weiterbildung von Beschäftigten eingesetzt. 16 Prozent der befragten Unternehmen nutzen entsprechende Anwendungen bereits. 58 Prozent können sich dies für die Zukunft vorstellen. Bei der vorherigen Erhebung lag die tatsächliche Nutzung bei zwölf Prozent.
Auch bei der Einarbeitung neuer Beschäftigter wächst die Bedeutung der Technologie. 14 Prozent der Unternehmen setzen KI inzwischen beim Onboarding ein. 2024 waren es elf Prozent. Weitere 36 Prozent können sich einen solchen Einsatz künftig vorstellen, gegenüber 28 Prozent in der früheren Befragung. Denkbar sind dabei beispielsweise Systeme, die standardisierte Fragen beantworten oder Informationen für neue Beschäftigte bereitstellen.
Automatisierte Systeme zur Bearbeitung interner Personalanfragen kommen mittlerweile bei 13 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. Besonders stark hat sich der Anteil bei der Analyse der Arbeitsbelastung verändert. Hier nutzen inzwischen 13 Prozent KI. In der 2024 erhobenen Vergleichszahl waren es sechs Prozent. Weitere 28 Prozent der aktuell befragten Unternehmen können sich den Einsatz in diesem Bereich vorstellen.
Sensibler wird der Einsatz dort, wo KI nicht nur Texte erstellt oder Informationen bereitstellt, sondern Beschäftigte bewertet. Zwölf Prozent der Unternehmen setzen nach der aktuellen Bitkom-Erhebung KI bei der Bewertung von Arbeitsleistungen ein. Weitere 27 Prozent können sich dies künftig vorstellen. In der vorherigen Befragung hatten acht Prozent eine entsprechende Nutzung angegeben.
Damit verschiebt sich der Einsatz von KI teilweise von organisatorischen Hilfsfunktionen hin zu Bereichen, in denen Ergebnisse unmittelbare Auswirkungen auf Beschäftigte haben können. Genau dort greifen neben dem allgemeinen Datenschutz zunehmend spezielle europäische Regeln für Künstliche Intelligenz.
Der Einsatz von KI ändert nichts an den bestehenden Datenschutzpflichten. Die Datenschutz-Grundverordnung gilt unabhängig davon, mit welcher Technologie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zu den Grundprinzipien gehören Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit sowie Integrität und Vertraulichkeit. Die EU-Kommission nennt Personalverwaltung ausdrücklich als Beispiel für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Besondere Anforderungen gelten zudem bei vollständig automatisierten Entscheidungen. Nach der DSGVO besteht grundsätzlich ein Schutz davor, ausschließlich einer automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, wenn diese rechtliche Folgen entfaltet oder eine Person ähnlich erheblich beeinträchtigt. In bestimmten Ausnahmefällen sind solche Entscheidungen möglich, müssen aber mit Schutzrechten verbunden sein, darunter Möglichkeiten für menschliches Eingreifen und zur Anfechtung der Entscheidung.
Bitkom führt die Zurückhaltung vieler Unternehmen im Personalbereich unter anderem auf Sorgen beim Umgang mit sensiblen Personaldaten zurück. Dabei handelt es sich in der aktuellen Veröffentlichung um eine Einordnung des Verbands. Die veröffentlichte Befragung weist keinen eigenen Prozentwert dafür aus, wie viele Unternehmen Datenschutz ausdrücklich als Hemmnis genannt haben.
Zusätzlich zur DSGVO gilt seit August 2026 ein großer Teil des europäischen AI Act. Die Verordnung unterscheidet Anwendungen nach ihrem Risiko. Für den Personalbereich relevant sind insbesondere Systeme zur Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Anwendungen, die Entscheidungen über Arbeitsverhältnisse, Beförderungen oder Kündigungen unterstützen. Auch Systeme zur Zuteilung von Aufgaben anhand persönlicher Merkmale sowie zur Überwachung und Bewertung von Leistung oder Verhalten fallen grundsätzlich in den Hochrisikobereich.
Nicht jede KI-Anwendung einer Personalabteilung wird dadurch automatisch zum Hochrisiko-System. Entscheidend sind Zweck und konkrete Funktion. Ein reines Werkzeug zur sprachlichen Formulierung eines von Menschen geprüften Arbeitszeugnisses ist daher nicht allein deshalb als Hochrisiko-Anwendung einzuordnen, weil es in einer Personalabteilung verwendet wird. Anders kann die Bewertung ausfallen, wenn ein System selbst Leistungen analysiert oder Entscheidungen mit Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis vorbereitet. Die EU-Regeln nennen gerade solche Bewertungs-, Überwachungs- und Entscheidungssysteme ausdrücklich.
Für die betreffenden Hochrisiko-Anwendungen im Bereich Beschäftigung gelten die umfangreichen speziellen Anforderungen nach dem 2026 geänderten Zeitplan ab dem 2. Dezember 2027. Vorgesehen sind unter anderem Risikomanagement, Dokumentation, Protokollierung, Vorgaben zur Datenqualität, menschliche Aufsicht sowie Anforderungen an Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit. Der AI Act selbst wird seit dem 2. August 2026 grundsätzlich von der EU und den zuständigen nationalen Stellen umgesetzt und überwacht.
Die Bitkom-Zahlen zeigen damit keinen flächendeckenden automatisierten Personalbereich. Sie zeigen aber, dass KI bei immer mehr einzelnen Aufgaben zum normalen Werkzeug wird. Besonders schnell wächst ihr Einsatz dort, wo Daten ausgewertet werden. Bei Arbeitszeugnissen selbst bleibt die tatsächliche Nutzung dagegen bislang auf dem Niveau der vorherigen Erhebung, obwohl das Interesse der Unternehmen deutlich gestiegen ist.
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