Für zahlreiche Unternehmen in Deutschland ändern sich zum Jahreswechsel die Anforderungen an die Rechnungsstellung. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr bei ihren inländischen Geschäften mit anderen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen. Die bisherige allgemeine Übergangsfrist endet für diese Unternehmen am 31. Dezember 2026. Das Bundesfinanzministerium hat mit einem neuen Schreiben vom 15. Oktober 2026 zusätzliche Einzelheiten zur Umsetzung geregelt.
Die neuen Vorgaben gehen auf das Wachstumschancengesetz vom März 2024 zurück. Damit wurde die elektronische Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen schrittweise verpflichtend eingeführt.
Für die E-Rechnungspflicht 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026 an. Lag dieser bei mehr als 800.000 Euro, entfällt ab Januar die allgemeine Möglichkeit, im inländischen Geschäftsverkehr weiterhin gewöhnliche Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen auszustellen.
Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro erreicht, dürfen dagegen noch bis zum 31. Dezember 2027 von der Übergangsregelung Gebrauch machen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle betroffenen inländischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Eine wesentliche Veränderung betrifft das Rechnungsformat. Eine gewöhnliche PDF-Datei gilt seit Anfang 2025 nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne.
Vorgeschrieben ist ein strukturiertes elektronisches Format, dessen Daten automatisch verarbeitet werden können. Maßgeblich sind die gesetzlichen Anforderungen auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931.
In Deutschland erfüllen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderungen, sofern die jeweils geeigneten Profile verwendet werden.
Während XRechnung auf strukturierten Daten basiert, verbindet ZUGFeRD einen maschinenlesbaren Datensatz mit einer für Menschen lesbaren Rechnungsdarstellung.
Der Versand muss nicht über ein bestimmtes staatliches Portal erfolgen. Zulässig sind beispielsweise E-Mail, elektronische Schnittstellen und andere geeignete Übertragungswege.
Die Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen besteht bereits seit dem 1. Januar 2025.
Sie betrifft grundsätzlich sämtliche inländischen Unternehmen, darunter auch kleinere Betriebe und Kleinunternehmer. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums genügt für den technischen Empfang zunächst ein E-Mail-Postfach.
Eine Pflicht zur vollständigen automatisierten Weiterverarbeitung eingehender Rechnungen besteht dadurch nicht. Unternehmen müssen jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen erfüllen.
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei elektronischen Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Datenteil im ursprünglichen Zustand erhalten bleiben. Eine bloße Speicherung einer ausgedruckten Rechnung ersetzt diese Anforderung nicht.
Die E-Rechnungspflicht erfasst nicht sämtliche Rechnungen eines Unternehmens.
Ausgenommen bleiben insbesondere Rechnungen über Kleinbeträge bis einschließlich 250 Euro brutto sowie Fahrausweise, die als Rechnung gelten. Auch Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen für ihre eigenen Leistungen keine E-Rechnungen ausstellen.
Weitere Ausnahmen betreffen zahlreiche steuerfreie Leistungen, beispielsweise bestimmte Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen.
Rechnungen an private Endverbraucher unterliegen ebenfalls nicht der neuen B2B-Pflicht. Für grenzüberschreitende Geschäfte gelten andere Regeln als für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Eine zusätzliche Übergangsregelung besteht für bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren. Rechnungen dürfen noch bis Ende 2027 über ein EDI-Verfahren übermittelt werden, das die neuen Formatanforderungen nicht erfüllt. Voraussetzung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Diese Möglichkeit ist nicht auf Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze beschränkt.
Mit seinem Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium mehrere praktische Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung konkretisiert.
Eine der Klarstellungen betrifft Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen. Wurden diese noch vor Beginn der jeweiligen Ausstellungspflicht zulässig in einem anderen Format ausgestellt, müssen sie nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden.
Für bestimmte Angaben zu bereits geleisteten Zahlungen in elektronischen Endrechnungen verlängert die Finanzverwaltung außerdem technische Vereinfachungen bis zum 30. Juni 2030.
Weitere Regelungen betreffen Leistungsbeschreibungen, Rabattvereinbarungen, Bauleistungen und Rechnungsberichtigungen.
Auch für Unternehmen mit gemischter Kundschaft enthält das Schreiben eine Präzisierung. Im Massengeschäft mit länger laufenden Verträgen kann es ausreichen, die Unternehmereigenschaft des Kunden bei Vertragsbeginn oder einer Vertragsänderung zu klären. Regelmäßige erneute Nachfragen sind nach den Verwaltungsregelungen nicht erforderlich.
Das Bundesfinanzministerium hat außerdem die Sanktionsfrage konkretisiert.
Wird trotz bestehender Verpflichtung eine gewöhnliche Rechnung anstelle einer E-Rechnung ausgestellt, liegt nach dem aktuellen Anwendungsschreiben allein darin keine Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Absatz 2 Nummer 1 des Umsatzsteuergesetzes.
Die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung bleibt davon unberührt. Ebenso sind mögliche steuerliche Auswirkungen einer fehlerhaften Rechnungsstellung gesondert zu betrachten.
Mit der verpflichtenden E-Rechnung verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und die Verarbeitung von Rechnungsdaten zu vereinfachen.
Die verwendeten Datenformate orientieren sich an europäischen Standards. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bestehen bereits seit mehreren Jahren besondere elektronische Vorgaben.
Langfristig soll die elektronische Rechnungsstellung außerdem die Grundlage für ein System schaffen, mit dem bestimmte Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung gemeldet werden können. Die dafür erforderlichen gesetzlichen Regelungen sind von den bereits geltenden Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung zu unterscheiden.
Für größere Unternehmen endet damit zum Jahreswechsel die allgemeine Übergangsphase. Kleinere Unternehmen können die verlängerte Frist bis Ende 2027 nutzen, sofern keine andere gesetzliche Verpflichtung greift.
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